Afhankelijk van hoe u de module configureert, gaat dit automatisch of verstuurt u deze zelf (manueel).
De Betalingsherinneringen bevinden zich binnen de Administratie.
Navigeer naar Administratie > Betalingsherinneringen.
Automatisch
Wanneer betalingsherinneringen automatisch worden verzonden ziet u via het tabblad Verzonden steeds welke verzonden werden naar de klanten.
Het versturen verloopt volgens de ingestelde levels in de module.
Een factuur is vervallen wanneer de vervaldag wordt bereikt en deze nog als onbetaald staat. Documenten worden automatisch opgenomen afhankelijk van het ingestelde level en het aantal dagen vervallen (= dag(en) na vervaldag).
Manueel
Wanneer u wekelijks of maandelijks betalingsherinneringen opvolgt, dan heeft u de meeste flexibiliteit en vrijheid wanneer deze op manueel versturen staat.
U genereert dan zelf een lijst met alle, op dat moment, vervallen documenten waarbij u de betalingsherinneringen dan ook nog individueel kunt controleren en/of aanpassen alvorens te versturen. U kunt ook betalingsherinneringen schrappen uit de gegenereerde lijst zodat deze niet verzonden worden.
Genereren van betalingsherinneringen
Een factuur is vervallen wanneer de vervaldag wordt bereikt en deze nog als onbetaald staat. Documenten worden opgenomen afhankelijk van het ingestelde level en het aantal dagen vervallen (= dag(en) na vervaldag).
- Ga naar
Administratie > Betalingsherinneringen. - Klik op het tabblad Te versturen (Manueel).
- Klik op de knop Genereer betalingsherinneringen.
Opmerking: Te veel oude documenten? Ga dan naar de module-instellingen (bij
Dossierinstellingen > Followin' > Modules) en stel een datum in bij negeer facturen voor:.
Uit deze lijst kunt u ook betalingsherinneringen verwijderen. Bij een volgende generatie (= klikken op Genereer betalingsherinneringen) dan verschijnen alle onbetaalde en vervallen documenten opnieuw in de lijst van te versturen betalingsherinneringen.
Klik op een individuele betalingsherinnering om de kaart te openen met detailinformatie.
Versturen van betalingsherinneringen
via e-mail:
Wanneer u de betalingsherinneringen wenst te versturen klikt u op de knop Verstuur (via e-mail).
Vervolgens kiest u: Alle geselecteerde items (1) of Alle items in actieve lijst.
De keuze spreekt voor zich, welke items worden verzonden.
afdrukken (via de post/brieven): In plaats van betalingsherinneringen te e-mailen kunnen deze ook worden afgedrukt. Deze kunt u dan zelf in enveloppes stoppen en met de post versturen.
Klikt hiervoor op de knop Print.
Ook hier krijgt u de keuze: Alle geselecteerde items (1) of Alle items in actieve lijst.
Markeer als verstuurd zorgt er voor dat deze verwerkt worden en bij de verzonden items komen te staan.