Algemeen
Met deze module kunt u automatisch of handmatig betalingsherinneringen versturen voor alle verlopen en onbetaalde facturen.
U kunt extra kosten toevoegen en een bericht definiëren per niveau (hoe lang een factuur onbetaald is). De betalingsherinneringen kunnen per e-mail worden verzonden of afgedrukt.
Module inschakelen
- Ga naar Followin' en open uw dossier.
- Klik rechtsboven op Dossier en Dossierinstellingen.
- In het linkermenu van de Dossierinstellingen navigeert u naar het onderdeel Modules via Followin' > Modules.
- Klik op de instellingen (tandwiel-icoon) van de module Betalingsherinneringen.
- Vink Module Betalingsherinneringen inschakelen aan.
Configuratie
Levels: De Betalingsherinnering levels geven de niveaus of levels aan wanneer u een herinnering wenst te versturen. Tevens gaat een hoger level ook vaak gepaard met een strictere, dwingerdere tekst al dan niet met extra aangerekende (administratieve)kosten op de openstaande, nog te betalen, documenten.
Zo kun je bijvoorbeeld 3 levels instellen:
- Level 1: 1ste betalingsherinnering. Dagen na vervaldag: 1.
- Level 2: 2de betalingsherinnering. Dagen na vervaldag: 8.
- Level 3: 3de betalingsherinnering. Dagen na vervaldag: 15.
Voor elk level kunt u het aantal dagen na vervaldag instellen, al dan niet extra kosten aanrekenen, onderwerp en bericht invullen en beslissen of er een extra kopie naar iemand moet verzonden worden (bijvoorbeeld zaakvoerder, advocaat, ...).
Standaard versturen we de betalingsherinnering als een e-mail naar de klantn, er kan ook gekozen worden om documenten af te drukken.
Opties: U kunt een banknummer die zal gebruikt worden in de betalingsherinneringen. Deze rekeningnummers komen uit de bedrijfsgegevens (algemene dossierinstellingen).
Wanneer u start met de module betalingsherinneringen stelt u best ook een begindatum in: Negeer facturen voor.
Op deze manier neemt u pas openstaande facturen op vanaf de ingestelde datum.
De verzendopties geven je de keuze of je alle openstaande facturen als 1 herinnering wenst te sturen naar de klant en of je effectief de nog openstaande facturen die nog niet vervallen zijn ook wil opsommen.
De methode van versturen geeft aan of u zelf de betalingsherinneringen verstuurt en manueel (zelf versturen) deze eerst gaat uitzuiveren of als Followin' dit automatisch mag doen.
Bent u onzeker of wenst u volledige controle, gebruik dan Manueel (zelf versturen).