Bankafschriften of CODA-betalingsbestanden inlezen

Algemeen

Via Followin´ is het mogelijk om CODA-betalingsbestanden of bankschriften in te lezen voor inkomend betalingsverkeer. Dit kan zowel voor de Followin´ administratie of boekhouding.

Op deze manier kunt u facturen als betaald markeren of verwerken als journaalboekingen met automatische afpuntingen waar mogelijk.

Via deze module haalt u zelf CODA- of CSV-bestanden op van uw bank (via de banktoepassing/-website) en importeert u ze zelf in Followin´.

De meeste grootbanken bieden deze betalingsbestanden gratis aan als een CSV-bestand, te downloaden via de banktoepassing.
CODA-bestanden zijn vaak tegen een kleine maandelijkse vergoeding ook bij de bank te verkrijgen.

Heeft u een contract met Codabox (het bedrijf) om betalingsbestanden te verwerken, dan kunt u met de Codabox-module te werken.

CSV- of CODA-betalingsbestand?

CSV-betalingsbestand:
Een CSV-betalingsbestand (of Comma-Separated Values File / Kommagescheiden bestand) is een bestand waarbij elke inkomende betaling/verrichting/transactie op een nieuwe lijn staat en de gegevens (rekeningnummer, mededeling, bedrag, ...) naast elkaar staan met een scheidingsteken (meestal een *komma) of puntkomma).

De meeste grootbanken bieden dit gratis aan, maar de structuur en gegevens verschillen vaak per bank. Zo worden bij bepaalde banken bijvoorbeeld de (gestructureerde) mededelingen (OGM) of rekeningnummers niet altijd meegegeven.

CODA-betalingsbestand:
CODA staat voor geCOdeerd DAgafschrift. Dit is een elektronisch formaat waarbij de betalingen/verrichtingen/transacties in genoteerd staan. Het is een vast formaat, waardoor u dus steeds dezelfde informatie krijgt, ongeacht welke (Belgische) bank u gebruikt.

De meeste grootbanken bieden dit tegen een kleine maandelijkse betaling aan.

Codabox?
Dit is een naam van een firma, en is niet te verwarren met CODA-betalingsbestanden. Het is wel zo dat deze firma ook (betalende) diensten of producten heeft om CODA-bestanden te verwerken.

Instellingen

  1. Open uw Followin´-dossier en ga naar de dossierinstellingen.
  2. Navigeer naar Followin´ > Modules en klik op de instellingen-knop van Bankafschriften importeren.
    Module niet actief? Contacteer support.
  3. Activeer de module.
  4. Vervolgens kiest u de bestemming, waar u de CODA-betalingsbestanden wenst te importeren en te verwerken.
    Via de Administratie of Boekhouding.

Instellingen Administratie:

Hier kiest u enkel bestemming Administratie.

Instellingen Boekhouding:

  1. Actie indien handelspartner niet wordt gevonden: Boek op specifieke rekeningen.
  2. Kies een specifieke rekening voor positieve en negatieve bedragen.
    Dit kan dezelfde of een verschillende grootboekrekening zijn.
  3. Toegestane afwijking voor automatisch afpunten:, als u deze optie activeert kunt u bijvoorbeeld kiezen om te zoeken naar een bedrag met een afwijking van bijvoorbeeld 3%.
    Hierbij zoeken we ge gestructureerde mededeling (OGM) en het exacte bedrag (of het exacte bedrag mits %-afwijking).
  4. Te gebruiken dagboeken:, hier ziet u alle rekeningen die in uw Followin´-bedrijfsgegevens staan. Deze rekening(en) kunt u koppelen aan één of meerdere financiële dagboeken.

Inlezen CODA-bestanden in de Administratie

  1. Navigeer naar de Followin´ adminsitratie.
  2. Kies de lijst waarop u wenst de documenten te markeren als betaald, bijvoorbeeld: Facturen of Creditnota's en boven de documentenlijst kiest u voor [Importeer bankafschriften].
  3. In een dialoogvenster ziet u het resultaat van het importeren. Dit kunt u opslaan of afdrukken.

Herhaal deze import met hetzelfde bestand als u naast facturen ook creditnota's of andere sub-types wil markeren als betaald.

Deze werkwijze zal in de toekomst nog aangepast worden, naar vermoedelijk de AI Box van de Administratie, naar een gelijke werkwijze als de boekhouding.

Inlezen CODA-bestanden in de Boekhouding

  1. Navigeer naar de Followin´ boehouding en kies voor AI Box.
  2. Klik op het tabblad Alle bankafschriften.
  3. Klik op [Kies Bankafschriften of sleep ze hierheen] en kies het betreffende CODA-bestand.
  4. Vervolgens ziet u een overzicht van het inkomend betalingsverkeer met bovenaan filter-knoppen.
  5. Stip een betalingsregel aan en kies voor [Verwerk als journaalboeking(en)].
  6. U krijgt een dialoogvenster met de vraag Tot en met geselecteerde bankafschrift of Alle bankafschriften om te verwerken.
    U ziet ook de ingestelde rekeningnummers en dagboeken naar waar deze zullen worden verwerkt. (Nog te wijzigen indien gewenst).
  7. In een dialoogvenster ziet u het resultaat van de verwerking. Dit kunt u opslaan of afdrukken.

Zie ook