Hoe factureer ik via een GLN-nummer?

Wat is een GLN-nummer?

Een GLN-nummer (Global Location Number) is een unieke identificatiecode van 13 cijfers die wereldwijd wordt gebruikt om fysieke locaties, juridische entiteiten of functionele eenheden binnen een organisatie te identificeren. Het maakt deel uit van het GS1-systeem, dat standaardisatie biedt voor supply chain en logistiek.

GLN-nummer en Peppol?

Een GLN-nummer (Global Location Number) kan ook gebruikt worden binnen het Peppol-netwerk als identificatie van een organisatie of locatie. Het dient als unieke ID voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten, zoals facturen en orders, via Peppol. Door een GLN te gebruiken, wordt een gestandaardiseerde en wereldwijd herkenbare identificatie gegarandeerd.

Een voorbeeld: Fictieve organisatie Organisatie vzw heeft BTW-nummer BE0123456789.
De vzw heeft meerdere fysieke locaties met het zelfde BTW-nummer.

Om deze verschillende locaties te kunnen identificeren heeft men een GS1 GLN-nummer aangevraagd per locatie.

Naam: Organisatie afdeling Gent vzw
Adres: Markt 1, 9000 Gent
BTW-nummer: BE0123456789
GLN-nummer: 5400123456789

en

Naam: Organisatie afdeling Brussel vzw
Adres: Markt 1, 1000 Brussel
BTW-nummer: BE0123456789
GLN-nummer: 5409876543210

Elke afdeling registreerde men via het GLN-nummer op Peppol. Zo kan men naar elke afdeling factureren door gebruik te maken van het GLN-nummer.

Factureren via GLN-nummer in Followin´ of Winkin´ ?

1. GLN-nummer als klant/ontvanger van de factuur

Stel u heeft een klant die verschillende afdelingen heeft waarbij men deze afdelingen registreerde met een GLN-nummer. U dient te factureren aan een afdeling en niet aan het hoofdkantoor. Binnen Followin´ maakt u elke afdeling waaraan u factureert aan als een aparte klant en vult u als Peppol unieke-id het GLN-nummer in van de specifieke afdeling.

Bij het opmaken van uw factuur kiest u de juiste afdeling, waardoor het GLN-nummer zal gebruikt worden als bestemmeling van de factuur.

Om te factureren in Followin' heeft u dus een klant nodig om op de factuur te zetten. Bij deze klant zullen we het unieke Peppol-ID invullen, in dit geval het GLN-nummer:

  1. Ga naar https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/ en zoek op het GLN-nummer.
  2. Indien de klant geregistreerd is via GLN zult u op de website een Peppol ID vinden, bijvoorbeeld: iso6523-actorid-upis::0088:5400123456789.
  3. Maak een nieuwe klant aan of open een bestaande klantenkaart.
  4. Bij tabblad Info vult u de Peppol unieke ID: in: bijvoorbeeld 0088:5400123456789.
    Deze begint met 0088 voor organisaties geregistreerd met het GLN-nummer.
    U vult dus niet iso6523-acto.... in maar 0088:<nummer>.
  5. U kunt nu deze klant gebruiken op de factuur.

De factuur zal naar de Peppol unieke ID worden verzonden, in dit geval de GLN-locatie en dus de specifieke afdeling.

2. GLN-nummer als leveringsinformatie in de UBL

Sommige organisaties vragen om te factureren naar het hoofdkantoor maar om te leveren naar een specifieke afdeling of locatie . Men wenst dus in de elektronische factuur (UBL) bij de leveringsgegevens het GLN-nummer verplicht te noteren.

Anders dan de voorgaande situatie richten we de factuur dus niet aan een specifieke afdeling van de organisatie; we behouden de organistatie als klant maar wensen enkel bij de leveringsgegevens aan te duiden dat dit naar een specifieke (GLN-)locatie dient te gaan.

Binnen Followin´ gaan we dus geen meerdere klanten aanmaken per afdeling, maar voegen we contacten toe aan de bestaande klant. Deze (bedrijfs)contacten voorzien we van een GLN-nummer en gebruiken we dan als leveringsadres op de factuur.

  1. Maak een klant aan of bewerk een bestaande klant.
  2. Op de klantenkaart maakt u een nieuw contact aan.
  3. Kies voor type Bedrijf en vul bij Peppol unieke ID het GLN-nummer in. (GLN-nummers beginnen met 0088).
  4. Maak een factuur aan voor uw klant.
  5. Op de documentenkaart past u het leveringsadres aan naar het contact.
  6. Op de documentenkaart bij tabblad Peppol Ubl zult u nu het veld Peppol-ID voor levering zichtbaar zien met het GLN-nummer ingevuld van uw klantencontact.

In deze situatie gebruikt u de standaard facturatiegegevens van uw klant (bijvoorbeeld btw-nummer, ondernemingsnummer).

Zie ook