Om gestructureerde elektronische facturen, (de zogenoemde PEPPOL-, UBL- of e-facturen), te versturen en/of te ontvangen binnen Followin' dienen we dit éénmalig in te stellen.
We dienen onze bedrijfsgegevens éénmalig, zorgvuldig in te vullen, waarna deze gecontroleerd en goedgekeurd worden alvorens u toegang krijg tot het PEPPOL-netwerk.
e-Facturatie (PEPPOL) module instellen
Bij Followin' kunt u zowel verkoopdocumenten versturen naar uw klanten zoals facturen, creditnota's via het PEPPOL-netwerk.
Alsook aankoopdocumenten ontvangen (zoals aankoopfacturen) van uw leveranciers.
Bij het ontvangen heeft u de mogelijkheid om deze binnen uw administratie of in boekhouding te ontvangen. Uiteraard afhankelijk van uw aangekochte Followin' versie.
Versturen van verkoopdocumenten
- Ga naar je Followin' en open uw dossier.
- Klik rechtsboven op Dossier en Dossierinstellingen.
- In het linkermenu van de Dossierinstellingen navigeert u naar onderdeel Modules via Followin' > Modules.
- Klik op de instellingen (tandwiel-icoon) van de module eFacturatie (PEPPOL).
Is uw e-Facturatie (PEPPOL) module niet actief? Contacteer ons!.
- Kies voor
e-Facturatie inschakelen.
- Vul alle bedrijfsinformatie zorgvuldig in.
Let daarbij goed op!
a. De naam van uw bedrijf zoals gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
b. Rekeningnummer(s) van uw bedrijf.
c. Voorkant van identiteitskaart van de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf. Nodig voor de manuele éénmalige toegangscontrole. Dit wordt nadien niet bewaard.
Ontvangen van aankoopdocumenten
- Kies voor
Activeer het ontvangen van documenten via PEPPOL.
- Bij
Bestemming voor het importeren van ontvangen facturen/creditnota's:
- Kies Boekhouding (AI Box) om deze rechtstreeks in de boekhouding te ontvangen.
- Kies Administratie om deze rechtstreeks in uw administratie te ontvangen.
Bij de administratie dient u nog de specifieke lijsten te kiezen waarin de ontvangen documenten komen.
Aanmelden / Activeren
Wanneer alle gegevens en velden zorgvuldig ingegeven zijn dan dient u deze enkel nog te versturen ter controle.
Dit doet u door op de knop Aanmelden bij PEPPOL te klikken.
Geactiveerd? Wat nu?
Een medewerker zal de nodige controles uitvoeren en o.a. controleren of de ingevulde gegevens correct zijn en overeenstemmen met uw bedrijf. Eens dit in orde is krijgt u de goedkeuring en wordt u aangemeld op het PEPPOL-netwerk. Het kan dan nog zijn dat u in de eerste minuten of uren nog niet kunt versturen of ontvangen, afhankelijk van hoe vlot het PEPPOL-netwerk uw aanmelding verwerkt.
Afhankelijk van uw instellingen zullen aankoopdocumenten automatisch binnen komen in uw administratie of boekhouding.
Voor de handelsadministratie komt dit binnen in de door u gekozen documentenlijsten én is dit in uw administratie-dashboard ook zichtbaar.
Voor de boekhouding komt dit in de AI Box.
Bij het versturen van facturen, creditnota's,.. dient u niets te doen. Followin' kijkt zelf of uw klant aanwezig is op het PEPPOL-netwerk en stuurt de factuur dan via dit netwerk (= Peppol First Strategy). Wanneer uw klant niet aangesloten is op het PEPPOL-netwerk dan krijgt u de optie om te versturen via e-mail. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij particulieren (of in de overgangsperiode naar 1 januari 2026).
U dient enkel uw juiste factuur-layout te kiezen bij het versturen.