Algemeen

De nummering van documenten is essentieel voor het verloop van een correcte facturatie binnen uw bedrijf. Dagelijks wordt gebruik gemaakt van documentnummers. Zowel bij het opvolgen van onbetaalde facturen, snel kunnen opzoeken van een offerte of factuur en het correct kunnen doorgeven naar de boekhouding.

Documentnummers zijn unieke nummers die aan uw documenten worden toegekend. Deze dienen aan te sluiten, zonder het ontstaan van gaten in de nummering.

Hoe documentnummers (factuurnummer, ordernummer, ...) wijzigen

Om de documentnummers in te stellen of aan te passen gaat u als volgt te werk :

1. Navigeer naar Dossier > Dossierinstellingen > Administratie > Documenten.
   
   
   
   
2. Bij Algemene instellingen gaat u naar het onderdeel Documenttypes, nummering en e-mail.
3. Selecteer het documenttype waarvan u de nummering wenst in te stellen en klik op de bewerken-knop.
   
   
   
   
4. Kies voor Nummeringsopties in het nieuwe dialoogvenster.
   
   
   
   
   1. Controleer het formaat van de nummering.
      De #-tekens zullen vervangen worden door de oplopende nummering van de documenten.
   2. Voer het volgend nummer in voor uw eerst volgende te maken document.
   3. Herstartperiode is enkel te gebruiken als de nummering automatisch bij de aanvang van een nieuwe periode (zoals jaar/kwartaal/...) terug op 1 ingesteld moet ingesteld moet worden.
      Het is dan ook aan te raden om de maand of jaar een deel te laten uitmaken van het nummer.
      Bijvoorbeeld Fyymm.#### waar yy het jaartal is en mm de maand.
5. Klik op OKom de wijzigingen op te slaan.

Voorbeelden

F24.#### wil zeggen dat u facturen met nummers F24.0001 tot en met F24.9999 kunt aanmaken.

Extra

Opgelet

• Zorg dat uw het jaartal (bijvoorbeeld bij facturen F24.) correct staat bij begin van een nieuwe facturatieperiode. Bijvoorbeeld beginnende met F25. voor facturen in het jaar 2025.
  Vergeet andere documenttypes en subtypes niet aan te passen!
• Indien u voor de eerste keer Followin' gebruikt en u wil starten met een bepaald volgend nummer let dan goed op en zorg dat er geen gaten in uw nummering ontstaan!
• Bij het aanpassen van het aantal #-tekens, let er op dat uw bereik groot genoeg is. Bijvoorbeeld F25.### laat maar toe om standaard zo'n 999 factuurnummers aan te maken.
• Het wijzigen van formaat kan gevolgen hebben voor de sortering in de overzichtslijsten wanneer u sorteert op documentnummer!